Medewerker aanspreken op gedrag; hoe je een confrontatie voorbereidt

Als iemand je vraagt wat helder confronteren is, denk je waarschijnlijk aan de ander. Aan het gesprek dat je moet voeren. De woorden die je kiest. De reactie die je verwacht. Maar wat als confronteren in de eerste plaats van binnen gebeurt?  Niet naar de ander toe — maar naar jezelf. Naar de feiten. Naar het verhaal dat jij hebt gemaakt van die feiten. En naar wat je werkelijk wilt bereiken. Pas dan kun je een goed gesprek voeren.

In dit blog leer je:

• waarom confronteren bij jezelf begint, niet bij de ander;
• hoe je in de voorbereiding de emotie eruit haalt;
• waarom oefenen echt het verschil maakt

Confronteren begint van binnenuit

Wanneer je een gesprek met een medewerker ingaat vanuit frustratie, herhaalde teleurstelling of onuitgesproken verwachtingen, breng je meer mee dan feiten. Je brengt een verhaal mee. En dat verhaal kleurt alles.

Patterson en Grenny beschrijven dit prachtig als een pool of meaning in Crucial Conversations. Het is de verzameling ideeen, informatie, gevoelens en ervaringen die mensen meenemen in een gesprek. Jij hebt jouw pool, de ander de zijne of hare. Hoe kleiner de gezamenlijke pool, hoe groter de kans dat er misverstanden ontstaan, een gesprek vastloopt of escaleert. Belangrijk dus dat je als ondernemer of teamlead in staat bent om de gezamenlijkheid te vergroten en te weten waar jij staat.

Gesprekken over gedrag lopen vaak mis

Als er weinig gezamenlijkheid ervaren wordt, trakken de meeste mensen trekken zich terug. Ze zeggen niets.

Maar de energie is er wel. Een snauw tussendoor. Een zin die er net iets te scherp uitkomt. Een blik die verraadt wat er van binnen gebeurt. De spanning zoekt een uitweg, ook als je denkt dat je hem binnenhoudt.

Dat zien we terug bij de deelnemers aan onze trainingen. Ondernemers weten dat ze iets moeten zeggen. Maar voor ze dat gesprek kunnen voeren met hun mensen, moeten ze eerst lucht krijgen. Ventileren. Het verhaal mogen uitspreken.  Niet om de ander te beschuldigen of kwaad te spreken, maar om hun verhaal los te laten. Pas daarna ontstaat er ruimte.

Waarom sociale veiligheid cruciaal is in een lastig gesprek

De voorwaarde om je verhaal helemaal te kunnen doen en de gezamenlijke pool of meaning te vergroten, is sociale veiligheid. Onzichtbaar, maar cruciaal.

Zodra iemand zich niet veilig voelt – omdat de toon hard is, de emotie voelbaar is, of de intentie onduidelijk — sluit hij of zij zich af. Het is iets wat mensen doen als ze zich onbewust aangevallen of bedreigd voelen. De inhoud van het gesprek doet er dan niet meer toe.

Veiligheid is daarom geen bijzaak. Het is de voorwaarde waaronder een eerlijk gesprek überhaupt mogelijk is. En als ondernemer of teamlead ben jij degene die hiervoor verantwoordelijk is.

Eerst jezelf, dan de ander

‘Work on me first’, noemen Patterson en Grenny het. En dat klinkt in het Engels nog passender. Begin bij jezelf. Voordat je ook maar één woord zegt.

Stel jezelf drie vragen:

• Wat wil ik voor mezelf uit dit gesprek?
• Wat wil ik voor de ander?
• En wat wil ik voor onze samenwerking?

De vragen klinken eenvoudig. Maar wie ze eerlijk beantwoordt, merkt al gauw waar het schuurt, waar de spanning zit. Wie inzicht heeft in de eigen motieven kent en het onderscheid kan maken tussen de feiten & het verhaal — staat anders in het gesprek. Rustiger. Scherper. Met meer ruimte voor de ander.

Voorbereiding is het echte werk

80% van een goed gesprek zit niet in de woorden die je kiest. Het zit in de voorbereiding voor je de kamer instapt. De drie vragen helpen je om duidelijkheid te creeren:

1. Wat wil ik voor mezelf? Wat heb jij nodig uit dit gesprek? Erkenning? Verandering? Duidelijkheid? Als ondernemer of teammanager kan er een verschil zitten in je persoonlijke behoefte en het zakelijke belang
2. Wat wil ik voor de ander? Wat gun jij degene die tegenover je zit? Groei? Een eerlijke kans? Begrip? Ook hier: de context van het werk is van invloed op je mogelijkheden en de grenzen
3. Wat wil ik voor onze samenwerking? Welk gedrag wil je zien? Welke afspraak wil je maken? En hoe ziet een follow-up eruit die eigenaarschap stimuleert, bij de ander én bij jou?

Als je met deze drie vragen aan de slag gaat, wordt helder waar de frictie zit.

Gedrag bespreken: feiten versus interpretatie

De volgende stap: wat is er feitelijk gebeurd? Wat heb je gezien of gehoord,  los van de betekenis die jij daar zelf aan hebt gegeven?

We noemen feiten en interpretaties in één adem.  ‘Zij levert altijd te laat op’ s een interpretatie. Het feit is: de afgelopen drie keer is het werk na de afgesproken datum opgeleverd. Dat verschil bepaalt hoe het gesprek begint.

Oefenen maakt het verschil

Weten hoe iets werkt, is wat anders dan het kunnen. Juist de gesprekken die niet vanzelf gaan, die belangrijk zijn, verdienen aandacht en voorbereiding.

In een veilige setting — met iemand die je niet kent, zonder de druk van de echte relatie — ontstaat er ruimte om te experimenteren. Andere woorden te proberen. Te ontdekken hoe je kalm blijft als de ander zich terugtrekt of juist aanvalt. Die ruimte creëert iets wat een voorbereiding alleen niet kan geven: alternatieve scenario’s. Je merkt dat er meer wegen zijn dan de ene die jij in je hoofd had. En daarmee ook meer oplossingsrichtingen.

Meer oefenen? Je bent welkom op een van onze volgende shots voor het mkb