KPI voorbeelden voor het MKB: zo stuur je op harde én zachte KPI’s

In het kort

Veel ondernemers gebruiken KPI’s om hun bedrijf te sturen. Maar in de praktijk blijken veel KPI-systemen weinig richting te geven. De cijfers geven informatie, maar veranderen het gedrag in het team niet. Dat is precies waarom veel KPI’s in het MKB niet werken. Ze meten resultaat, maar niet ontwikkeling. Ze meten getallen, maar niet het gedrag dat tot deze getallen leidt. Met alleen harde KPI’s kun je geen bedrijf leiden, je hebt ook zachte KPI’s nodig om gedrag, samenwerking en energie in je team vast te stellen. 

In deze blog lees je:

• wat een goede manier van sturen is door KPI’s die wél werken
• hoe je in een slimme combinatie van harde & zachte KPI’s gedrag in je team beinvloedt
• vijf praktische stappen om een KPI systeem op te zetten dat gedragen wordt door je mensen
• de beste vraag die je kunt stellen om inzicht te krijgen in waar je staat.

Waarom alleen harde KPI’s niet genoeg zijn

Harde KPI’s zijn lekker overzichtelijk – omzet, marge, bezettingsgraad, doorlooptijd, inplanbare uren. Maar deze harde KPI’s vertellen je niet waarom je verkoop stagneert, waarom een medewerker minder initiatief neemt, waarom klanten afhaken of je geen feedback krijgt van je buitendienst medewerkers. Dit is precies wat Peter Geelen naar voren haalt in zijn handzame boek KPI’s die wél werken. Hij vat het als volgt samen: ‘Goede KPI’s voorspellen gewenst gedrag. Slechte KPI’s registreren alleen wat al gebeurd is’. En dat is precies het verschil tussen rapporteren en sturen. 

Harde en zachte KPI’s combineren in het MKB

Succesvolle ondernemers combineren harde en zachte KPI’s; ze sturen op resultaat en daarnaast op gedrag en energie in het team. Op deze manier krijg je grip op wat er gebeurt én waarom het gebeurt. Een voorbeeld: een AI-bedrijf in Noord Nederland zag dat projectmarges structureel daalden. De oorzaak? Niet de kwaliteit van het technische werk dat de developers leverden, maar een gebrekkige overdracht tussen het account en het tech-team. Toen ze daar een KPI van maakten: kwaliteit van overdracht tussen de teams, verbeterden de marges het kwartaal erna direct.

Voorbeelden van harde KPI’s voor het MKB

Er zijn een aantal klassieke KPI’s die voor MKB-ondernemers en teammanagers handig zijn als ze willen groeien.

Veelgebruikte KPI voorbeelden in het MKB:

• omzet per klantgroep: geeft je grip op de focus in je bedrijf en je positionering
• marges per product/dienst: laat je zien waar je winst zit & waar deze wegloopt
• doorlooptijd per opdracht: is belangrijk voor de capaciteit en de klanttevredenheid
• aantal herhaalopdrachten, doorverwijzingen of reviews: geeft een indruk van de kwaliteit en de relatie.
• ziektedagen en personeelsverloop: dit zijn harde gegevens, maar ze vertellen je iets over de zachte kant: teamenergie.

Voorbeelden van zachte KPI’s voor teams

Goede KPI’s leiden altijd tot bepaald gedrag Bij zachte KPI’s meet je dus gedrag in je team, samenwerking en energie. Voor MKB-teammanagers en ondernemers zijn dit de meest bruikbare:

• energiescore per medewerker: een wekelijkse check: wat gaf energie en wat kostte energie? Dit geeft een goede indicatie van initiatief & uitval
• mate van verantwoordelijkheid nemen: aantal afspraken dat op tijd én zelfstandig wordt opgevolgd
• kwaliteit van communicatie in het team: is de afstemming over het werk duidelijk, is de informatie precies genoeg en betrouwbaar? Wordt er constructief feedback gegeven?
• veiligheid: voelen medewerkers zich vrij genoeg om fouten, ideeen of twijfels te delen?

Belangrijk is dat de KPI’s voorspellend zijn, beinvloedbaar en begrijpelijk. En vooral: gedragen door het team.

Dus niet: we willen in Q4 500K omzet. Maar wel: we zetten in op X klantgesprekken per week, Y follow-ups, Z actieve uitvragen bij bestaande klanten, we willen de voortgang van de dagelijkse prioriteiten op groen en teamenergie >3.  Als je stuurt op gedrag, is de omzet een tastbaar gevolg.  

Hoe maak je een KPI-systeem voor je bedrijf

In het MKB heb je niets aan dikke rapporten waarin KPI metingen maandelijks worden geregistreerd. Je wilt een handzaam systeem, toepasbaar op jouw situatie, waarmee je snel inzicht krijgt in hoe je bedrijf ervoor staat, zodat je kunt schakelen en sturen. Experimenteer daarom met verschillende indicatoren. Deze vijf stappen kunnen je helpen:

• stap 1: kies 3 harde indicatoren: Niet meer, anders verzand je. Bijvoorbeeld voor een eventbureau: maandomzet, marge per klantgroep, ingezette uren per medewerker
• stap 2: kies 3 zachte indicatoren. Gebruik een vaste set. Bijvoorbeeld: energie-score, ontvangen feedback, aantal gedane commitments.
• stap 3: maak elke KPI gedragsgericht. De volgende vraag kan je hierbij helpen: welk gedrag zorgt ervoor dat deze score verbetert?
• stap 4: bespreek per KPI elke week 1 inzicht. Niet meer. Beperk jezelf. Wat viel deze week op? Welk gedrag moeten we aanpassen? Wat gaan we deze week wél doen?
• stap 5: houd het licht & zorg voor een duidelijk ritme. Het bespreken van KPI’s moet een onderdeel worden van de routine in je bedrijf. Net zoals sporters feedback krijgen na elke training.
   

De meest simpele KPI voor ieder MKB-team

Als je het lastig vindt om met KPI’s te beginnen, stel jezelf dan deze eenvoudige vraag: Wat is deze week het belangrijkste gedrag dat ons dichter bij ons doel brengt? Dit is je belangrijkste indicator. Meet deze en je bedrijf verandert!

Conclusie: KPI’s gaan niet over cijfers, maar over gedrag

Als ondernemer kun je pas echt sturen als je harde cijfers gebruikt om te weten wat de actuele staat binnen je bedrijf is, zachte cijfers gebruikt om gedrag van je zelf en je team te beïnvloeden, een ritme creëert tussen actie en reflectie, je de KPI’s simpel houdt, en werkt met een team dat snapt waarom deze KPI’s ertoe doen. Dan ontstaat rust, dan ontstaat groei, en plezier in samen presteren.